日本政府采購制度規定，當采購項目不適合競爭，或者時間緊迫無法使用其他采購方式，或者使用公開招投標方式有明顯損害時，可以使用直接談判方式。另外，如果一個招投標項目已連續失敗兩次，政府機關可以在招標各項條件要求框架內，與供應商進行直接談判。如果競標優勝者沒有進入簽訂合同，政府機關也可以直接談判。在政府機關與供應商進行正式談判之前，政府機關必須和公開招標一樣，事先估算出期望價格。如有可能，政府機關官員必須了解兩家或以上供應商的估價。政府機關決定授予合同后，必須在書面合約上簽字。